Tästä vinkit sujuvampaan kattoremonttiin
Onnistuneessa kattoremonttihankkeessa tavoitteena on kilpailutuksen kautta saatu, kustannuksiltaan järkevä ja laadukas katto, jossa remontin aikana aikataulut pitävät, kustannukset pysyvät budjetissa ja muutenkin homma sujuu mallikkaasti.
Lähtökohtaisesti kaikilla osapuolilla vilpittömänä tavoitteena lienee kattoremontin saattaminen maaliin yllä kuvatun mukaisesti. Asiat eivät aina kuitenkaan suju ihan noin mallikkaasti, ja siihen on lukuisia syitä. Niiden ennaltaehkäisemiseksi on tehtävissä asioita, joilla ongelmia saadaan ennalta minimoitua. Hankeen aloitusvaiheessa asiantuntijuutta ja ammattitaitoa on pöytä täynnä, mutta siinä ne jyvät alkaa erottua hankkeen edetessä.
Alla on koottuna kattoremonttihankkeeseen liittyviä seikkoja, joihin huomiota kiinnittämällä voidaan ennakoivasti parantaa tulevan kattoremontin sujuvuutta.
1. Pätevän urakoitsijan, rakennuttajan ja suunnittelijan valitseminen mukaan hankkeeseen
No tämä on itsestäänselvyys yleisellä tasolla, että pätevyyttä haetaan. Kohtaamme kuitenkin yllättävän usein tilanteita, joissa nämä pätevyyskriteerit eivät täyty.
Miten sitten varmistua että kaikki osapuolet ovat päteviä hommaan?
Referenssit ja kokemus
Pyydä lista aiemmin toteutetuista hankkeista sekä niiden sisällöstä. Pyri löytämään yhteisiä tekijöitä, jotka vastaavat juuri teidän hanketta. Pyydä myös muutamasta kohteessa hankkeissa mukana olleiden isännöitsijän, urakoitsijan sekä taloyhtiön edustajan, kuten hallituksen puheenjohtajan yhteystiedot, ja kysy heidän kokemukset menneestä kattoremontista. Nuo mainitut kolme osapuolta edustavat hyvin hankkeen tärkeimpiä osapuolia, joiden kokemusten perusteella saat aidosti hyvän käsityksen toteutetuista hankkeista ja arvion heidän pätevyydestä.
2. Hyvät tarjouspyyntöasiakirjat takaavat markkinahintaiset ja vertailukelpoiset tarjoukset
Kauttamme on kulkenut tuhansia tarjouspyyntöjä ja siksi pystymme arvioimaan, millaiset asiakirjat takaavat hyvät tarjoukset asiakkaalle. Millaiset siis ovat hyvät tarjouspyyntöasiakirjat?
Hankkeen laajuus tulisi olla selvitetty selkeästi ensin yleisemmällä tasolla, ja sitten tarkemmin detaljitasolla. Pelkkä kohteesta laadittu kattokuntotarkastus tai vastaava asiakirja ei riitä tarjouspyynnöksi, jos tavoitteena on saada vertailukelpoiset tarjoukset. Lukuisten yksikköhintojen pyytäminen ilman määriteltyä laajuutta, tuottaa eri hintoja urakoitsijoilta, koska jokainen arvailee kokonaismäärät.
Määrät vaikuttavat aina hintaan, joten siksi hinnan antaminen ilman tarkempaa tietoa on siksi arpapeliä. Mikäli yksikköhintoja tarvitaan, voi määrän arvioida kilpailutusta varten, jolloin hinnoista saadaan ainakin vertailukelpoiset. Lähtökohtaisesti vain oleellisten hintojen pyytäminen takaa tarjoukselle vertailukelpoisemmat tarjoukset.
On hyvän tarjouspyynnön ja ammattitaitoisen rakennuttajan merkki, mitä vähemmän hintoja tarjoukseen tarvitaan. Tällöin hankkeen sisältö on pystytty määrittelemään tarkasti ja laajuus on tiedossa. Tämä tuottaa myös edullisemmat tarjoukset, koska hyvin määritellyssä urakkasisällössä urakoitsijan, sekä tilaajan riskit ovat pienet, eikä urakkasummaan upotettuja “riskivaroja” juuri tarvita.
3. Tietotaidon yhdistäminen parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi
Hankeneuvotteluissa toisinaan (ei läheskään aina) kysytään urakoitsijalta, onko työselosteessa puutteita, tai onko jossain kohtaa mahdollisesti edullisempia toteutustapoja kuin mitä niissä on suunniteltu. On hyvä tiedostaa, että hankeneuvottelu on tilanteena sellainen, että urakoitsijan lähtiessä esittämään jotain muuta kuin mitä on suunniteltu, voi se vaikuttaa negatiivisesti urakoitsijan valitsemista kyseiseen hankkeeseen, koska se on silloin laadittujen suunnitelmien ja siten rakennuttajan ja rakennesuunnittelijan kyseenalaistamista.
Tässä on siis riskinä se, että niitä mahdollisia parempia tai edullisempia toteutustapoja ei tuoda esille vaikka niitä olisikin. Tästä meillä on tietoa, että useat urakoitsijat, ihan ymmärrettävästi kilpailutilanteesta johtuen toimivat juuri näin.
Kuinka sitten saada kaikkien osapuolien osaaminen käyttöön hankkeen eduksi?
Kun kaikki hankkeen osapuolet ovat selvillä, tulisi suunnitelmat pystyä käymään avoimesti vielä läpi, jossa yhteisenä tavoitteena olisi hyvin rullaava hanke jossa aikataulut ja budjetit pitää. Hankeneuvottelujen jälkeen kun kattoremonttihankkeen osapuolet on valittu, olisi hyvä esimerkiksi aloituspalaverin yhteydessä pitää osio, jossa suunnitelmat käydään läpi laatu ja kustannus teemalla, eli voidaanko jotain tehdä paremmin tai kustannustehokkaammin. Tässä vaiheessa ollaan jo sellaisessa tilanteessa, että urakoitsijakin voi aidosti ilmaista hankkeeseen liittyviä seikkoja, joilla lopputulosta voidaan parantaa ja mahdollisesti saada tilaajan kustannuksiakin pienemmäksi.
4. Luottamus kaikkien osapuolien kesken on kaiken A ja O
Vaikka kattoremonttihankkeessa pääurakoitsijalla onkin iso nippu erilaisia sopimus, raportointi ja laadunvarmistus yms. velvoitteita, ei niiden hoitaminen kuitenkaan takaa silti aina, että kaikki sujuu hyvin. Kaikkien osapuolten välille on rakennettava paras mahdollinen luottamus. Se on tietysti helpommin sanottu kuin tehty, mutta on silti asioita joilla yhteishenkenä kuitenkin saadaan parannettua. Aktiivisen ja hyvän kommunikointitavan luominen urakoitsijan nokkamiehen, työnjohtajan, valvojan ja isännöitsijän välille, on operatiivisesti se tärkein ketju jonka keskinäinen luottamus ja yhteys pitää toimia. Sopimalla ja sitoutumalla velvoitteisiin sekä sovittuihin työmaakäytäntöihin kuten raportintiin, mallitöihin, viestintään, työmaapalavereihin ja muihin operatiivisiin toimiin, parantaa se hankkeen läpinäkyvyyttä ja luo siten luottamusta osapuolien välille. Tämä on asia, jota tulisi erityisesti korostaa kattoremonttihankkeissa, vaikka se monelle voi ollakin itsestäänselvyys.
5. Viestintä
Tuskinpa kukaan tietää kattoremonttihanketta (tai muutakaan), jossa viestintä olisi hoidettu liian hyvin. Hyvin määritelty projektiryhmä jossa mukana on urakoitsija, valvoja, isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksesta valitut henkilöt, ovat se ydinryhmä joiden kesken tiedon tulee liikkua hyvin. Projektiryhmän ulkopuolelle jaettava tieto kannattaa määritellä ennalta yhdessä, mikä on oleellista ja mikä ei.
Sähköpostin ja hankkeille luotujen pilvipohjaisten tiedostopankkien lisäksi, on hyvä sopia ennalta päivittäiseen viestintään omat sovelluspohjaiset viestintäkanavat sekä se, mitä niissä viestitään. Erityisesti haastavissa hankkeissa olisi hyvä laatia viestintä- ja raportointisuunnitelma, jossa kaikki viestintä ja tiedottaminen on tarkemmin määritelty. Se muodostaa paremmat edellytykset sujuvalle kattoremontille sekä vähentää turhaa sähköpostia ja muuta aikaa vievää selvittelyä.
Tässäpä oli muutamia vinkkejä parempaan kattoremonttiin, jotka toteutuessaan takuulla edistävät kattoremonttihankkeita.